Sygnaliści

PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH ORAZ OCHRONY SYGNALISTÓW
w Miejskim Centrum Medycznym w Piasecznie SPZOZ

§ 1 Cel Procedury

1. Procedura określa zasady zgłaszania informacji o naruszeniach prawa, procedurę przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych oraz zasady ochrony osób dokonujących zgłoszeń (sygnalistów) w Miejskim Centrum Medycznym w Piasecznie SPZOZ.
2. Celem Procedury jest w szczególności:
   • określenie naruszeń prawa podlegających zgłoszeniu;
   • określenie osób uprawnionych do dokonania zgłoszenia;
   • określenie sposobu przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń;
   • zapewnienie ochrony osobom dokonującym zgłoszeń;
   • zapewnienie poufności tożsamości osób uczestniczących w procedurze zgłoszeń;
   • przeciwdziałanie działaniom odwetowym wobec sygnalistów.
3. Procedura została opracowana na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928).
4. Postanowienia Procedury nie ograniczają prawa do dokonania zgłoszenia zewnętrznego do właściwego organu publicznego ani zawiadomienia organów ścigania.

§ 2 Definicje

Ilekroć w Procedurze jest mowa o:

1. Pracodawcy – należy przez to rozumieć Miejskie Centrum Medyczne w Piasecznie SPZOZ reprezentowane przez Dyrektora;
2. Dyrektorze – należy przez to rozumieć Dyrektora Miejskiego Centrum Medycznego w Piasecznie SPZOZ;
3. Sygnaliście – należy przez to rozumieć osobę dokonującą zgłoszenia informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą;
4. Zgłoszeniu wewnętrznym – należy przez to rozumieć przekazanie informacji o naruszeniu prawa w trybie określonym w niniejszej Procedurze;
5. Zgłoszeniu zewnętrznym – należy przez to rozumieć przekazanie informacji o naruszeniu prawa właściwemu organowi publicznemu;
6. Działaniach następczych – należy przez to rozumieć działania podejmowane po otrzymaniu zgłoszenia w celu jego wyjaśnienia i usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości;
7. Działaniach odwetowych – należy przez to rozumieć wszelkie bezpośrednie lub pośrednie działania lub zaniechania w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
8. Osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną , osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba , która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
9. Osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
10. RODO – należy przez to rozumieć Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679.

§ 3 Zakres przedmiotowy zgłoszeń

       Przedmiotem zgłoszenia mogą być informacje o naruszeniu prawa, dotyczące:

1. korupcji;
2. zamówień publicznych;
3. ochrony środowiska,
4. ochrony prywatności i danych osobowych;
5. zdrowia publicznego;
6. nieprawidłowości przy rozliczaniu świadczeń finansowanych przez Narodowy Fundusz Zdrowia;
7. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
8. innych naruszeń prawa określonych w art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928).

§ 4 Osoby uprawnione do dokonania zgłoszenia

Prawo dokonania zgłoszenia przysługuje:

1. pracownikom;
   • byłym pracownikom;
   • kandydatom do pracy;
   • osobom świadczącym pracę na podstawie umów cywilnoprawnych;
   • praktykantom;
   • stażystom;
   • wolontariuszom.
2. Ochrona przewidziana w Procedurze obejmuje również osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązane z sygnalistą.

§ 5 Wyłączenia stosowania Procedury

1. Procedury nie stosuje się, jeżeli:
   • zgłoszenie zostało dokonane w złej wierze;
   • zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa, o którym mowa w § 3;
   • zgłoszenie dotyczy wyłącznie prywatnego interesu zgłaszającego i nie ma związku z działalnością Miejskiego Centrum Medycznego w Piasecznie SPZOZ.
2. Dokonanie zgłoszenia w złej wierze może skutkować odpowiedzialnością przewidzianą przepisami prawa.

§ 6 Osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń oraz prowadzenia działań następczych

1. Osobami upoważnionymi do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych są:
   • Kierownik Działu Kadr;
   • Pracownik Działu Kadr wyznaczony przez Dyrektora.
2. Osoby wskazane w ust. 1 posiadają pisemne upoważnienie Dyrektora do:
   • przyjmowania zgłoszeń;
   • prowadzenia komunikacji z sygnalistą;
   • prowadzenia Rejestru Zgłoszeń Wewnętrznych;
   • weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych i prowadzenia postępowania wyjaśniającego;
   • przetwarzania danych osobowych związanych ze zgłoszeniem.
3. Dyrektor może powołać Zespół ds. Rozpatrywania Zgłoszeń Wewnętrznych.
4. W skład Zespołu mogą wchodzić osoby posiadające wiedzę i kompetencje niezbędne do wyjaśnienia zgłoszenia, z zachowaniem zasad bezstronności i poufności.
5. Osoby uczestniczące w procesie rozpatrywania zgłoszeń zobowiązane są do zachowania tajemnicy dotyczącej wszystkich informacji i danych osobowych uzyskanych w ramach weryfikacji zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych.

§ 7 Sposoby dokonywania zgłoszeń

1. Zgłoszenie wewnętrzne może zostać dokonane:
   • pisemnie na adres:
     Miejskie Centrum Medyczne w Piasecznie SPZOZ
     ul. Fabryczna 1
     05-500 Piaseczno
     z dopiskiem: „POUFNE – ZGŁOSZENIE SYGNALISTY”;
   • drogą elektroniczną na adres: sygnalista@zozpiaseczno.pl
   • ustnie podczas rozmowy telefonicznej z osobą upoważnioną;
   • podczas bezpośredniego spotkania z osobą upoważnioną.
2. Na wniosek sygnalisty spotkanie powinno zostać zorganizowane w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia otrzymania wniosku.
3. Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:
   • dane osoby zgłaszającej, z wyjątkiem sytuacji, gdy zgłoszenie było anonimowe;
   • opis zdarzenia;
   • wskazanie osób, których dotyczy zgłoszenie;
   • datę i miejsce zdarzenia;
   • informacje o posiadanych dowodach;
   • dane kontaktowe umożliwiające przekazanie informacji zwrotnej.
4. Do zgłoszenia mogą zostać dołączone dokumenty, korespondencja, fotografie, nagrania lub inne dowody.
5. W przypadku zgłoszenia ustnego sporządzany jest protokół zawierający opis zgłoszenia.
6. Sygnalista ma prawo zapoznać się z treścią protokołu, zgłosić uwagi i podpisać dokument.

§ 8 Rejestracja zgłoszeń

1. Każde zgłoszenie podlega rejestracji w Rejestrze Zgłoszeń Wewnętrznych.
2. Rejestr prowadzi Kierownik Działu Kadr lub wyznaczony Pracownik Działu Kadr.
3. Rejestr Zgłoszeń Wewnętrznych zawiera:
   • numer zgłoszenia;
   • datę dokonania zgłoszenia;
   • przedmiot naruszenia prawa;
   • dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
   • adres do kontaktu sygnalisty;
   • informację o podjętych działaniach następczych;
   • datę zakończenia sprawy.
4. W terminie 7 dni od otrzymania zgłoszenia osoba upoważniona przekazuje sygnaliście potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
5. Potwierdzenie nie jest wymagane, jeżeli zgłaszający nie podał danych kontaktowych.
6. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w Rejestrze Zgłoszeń Wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§ 9 Rozpatrywanie zgłoszeń

1. Po otrzymaniu zgłoszenia przeprowadzana jest jego wstępna analiza.
2. W przypadku konieczności uzyskania dodatkowych informacji osoba prowadząca sprawę może zwrócić się do sygnalisty o ich uzupełnienie.
3. Postępowanie wyjaśniające prowadzone jest z zachowaniem zasad:
   • bezstronności;
   • poufności;
   • rzetelności;
   • ochrony danych osobowych.
4. W toku postępowania można:
   • analizować dokumenty;
   • przeprowadzać rozmowy wyjaśniające;
   • zabezpieczać materiały dowodowe;
   • zwracać się o wyjaśnienia do pracowników lub współpracowników.
5. Wszystkie czynności dokumentowane są w formie notatek służbowych lub protokołów.
6. Po zakończeniu postępowania sporządzana jest informacja końcowa zawierająca:
   • opis zgłoszenia;
   • ustalenia faktyczne;
   • ocenę zasadności zgłoszenia;
   • rekomendacje dalszych działań.
7. Dyrektor podejmuje decyzję o wdrożeniu działań naprawczych.

§ 10 Informacja zwrotna i ochrona danych

1. Sygnalista otrzymuje informację zwrotną o podjętych działaniach następczych.
2. Informacja zwrotna przekazywana jest nie później niż w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.
3. Dane osobowe sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, podlegają ochronie zgodnie z przepisami RODO i ustawy o ochronie sygnalistów.
4. Tożsamość sygnalisty nie może zostać ujawniona bez jego wyraźnej zgody, chyba że obowiązek taki wynika z przepisów prawa.
5. Dokumentacja związana ze zgłoszeniami przechowywana jest w sposób zapewniający poufność i ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych.

§ 11 Zakaz działań odwetowych

1. Wobec sygnalisty zabrania się stosowania działań odwetowych oraz prób lub gróźb ich zastosowania.
2. Za działania odwetowe uważa się w szczególności:
   • odmowę nawiązania stosunku pracy;
   • rozwiązanie lub wypowiedzenie stosunku pracy;
   • obniżenie wysokości wynagrodzenia;
   • wstrzymanie awansu lub pominięcie przy awansowaniu;
   • pominięcie przy przyznawaniu świadczeń związanych z pracą;
   • przeniesienie na niższe stanowisko pracy;
   • zmianę zakresu obowiązków na niekorzyść pracownika;
   • negatywną ocenę pracy;
   • nałożenie kary porządkowej lub dyscyplinarnej;
   • przymus, zastraszanie lub wykluczenie;
   • mobbing;
   • dyskryminację;
   • utrudnianie dostępu do szkoleń;
   • nieuzasadnione kierowanie na badania lekarskie;
   • działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze;
   • spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
   • inne działania powodujące niekorzystne traktowanie sygnalisty.
3. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, ust. 2 stosuje się odpowiednio, o ile charakter świadczonej pracy lub usług lub pełnionej funkcji, lub pełnionej służby nie wyklucza zastosowania wobec sygnalisty takiego działania.
4. Ochrona przed działaniami odwetowymi przysługuje również osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osobie powiązanej z sygnalistą.
5. Stwierdzenie działań odwetowych może skutkować odpowiedzialnością pracowniczą, cywilną lub karną osób odpowiedzialnych.

§ 12 Ochrona sygnalisty

1. Sygnalista podlega ochronie od momentu dokonania zgłoszenia, jeżeli miał uzasadnione podstawy sądzić, że przekazywana informacja jest prawdziwa i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
2. Ochrona przysługuje niezależnie od wyniku postępowania wyjaśniającego.
3. Sygnalista nie ponosi odpowiedzialności za dokonanie zgłoszenia, jeżeli działał w dobrej wierze.
4. Osoby uczestniczące w procesie przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń są zobowiązane do zachowania poufności.

§ 13 Prawo do zgłoszenia zewnętrznego

1. Sygnalista ma prawo dokonać zgłoszenia zewnętrznego do właściwego organu publicznego lub Rzecznika Praw Obywatelskich.
2. Dokonanie zgłoszenia zewnętrznego nie pozbawia sygnalisty ochrony przewidzianej przepisami prawa.
3. Informacje dotyczące zasad dokonywania zgłoszeń zewnętrznych dostępne są na stronie internetowej Rzecznika Praw Obywatelskich.

§ 14 Ujawnienie publiczne

1. Sygnalista może dokonać ujawnienia publicznego na zasadach określonych w ustawie o ochronie sygnalistów.
2. Ochrona przewidziana ustawą przysługuje osobie dokonującej ujawnienia publicznego w przypadkach określonych w ustawie.

§ 15 Postanowienia końcowe

1. Procedura podlega przeglądowi nie rzadziej niż raz na 3 lata.
2. Za nadzór nad stosowaniem Procedury odpowiada Dyrektor Miejskiego Centrum Medycznego w Piasecznie SPZOZ.
3. Procedura podlega publikacji:
   • w Biuletynie Informacji Publicznej Miejskiego Centrum Medycznego w Piasecznie SPZOZ;
   • na stronie internetowej jednostki;
   • w sposób zwyczajowo przyjęty u Pracodawcy.
4. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby podmiot prawny przekazuje informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
5. W sprawach nieuregulowanych w Procedurze obowiązują przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928).
6. Integralną część Procedury stanowią:
   • Załącznik nr 1 – Formularz zgłoszenia wewnętrznego;
   • Załącznik nr 2 – Rejestr Zgłoszeń Wewnętrznych.

§ 16 Wejście w życie

1. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę na rzecz Miejskiego Centrum Medycznego w Piasecznie SPZOZ.
2. Procedura zostaje wprowadzona Zarządzeniem Dyrektora Miejskiego Centrum Medycznego w Piasecznie SPZOZ.

Załączniki: